02. Právo na Vaší straně - Osobní údaje zaměstnanců

Zaměstnavatel jako správce osobních údajů zaměstnanců

Zaměstnavatel je ve smyslu čl. 4 bodu 7) nařízení GDPR správcem osobních údajů, a tudíž smí shromažďovat pouze takové osobní údaje zaměstnanců, které jsou nezbytné pro naplnění stanoveného účelu, v daném případě plnění povinnosti zaměstnavatele. Pokud plní zaměstnavatel své úkoly a povinnosti, zpracovává údaje za účelem personální a mzdové agendy bez souhlasu zaměstnance. Poskytování takových údajů není ze strany zaměstnance dobrovolné, nezbytnost je zde zajištěna z právních důvodů pro plnění smlouvy, splnění právní povinnosti nebo oprávněný zájem zaměstnavatele. Vyžadování souhlasu zaměstnanců za této situace může být Úřadem pro ochranu osobních údajů ve smyslu jeho stanoviska považováno za matoucí či klamavé a může být sankcionováno dle č. 83 odst. 5 písm. b) nařízení GDPR. 

Právní důvody zpracování osobních údajů Zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců z těchto právních důvodů, kdy nepotřebuje souhlas zaměstnance: 

1. nezbytné plnění smlouvy 

Tím je myšleno především uzavření pracovní smlouvy nebo dohody konané mimo pracovní poměr. Platí to i v případě výběrového řízení s uchazeči o zaměstnání, kdy zaměstnavatel zpracovává údaje potřebné k sepsání pracovní smlouvy. Zde by se měl ve fázi výběrového řízení omezit na nezbytné minimum osobních údajů, tj. identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o vzdělání a dosavadní praxi. 

2. splnění právní povinnosti 

Jsou to povinnosti ve vztahu k odvodům sociálního a zdravotního pojištění, záloh na daň, exekučním příkazům a výkonům rozhodnutí soudu atd. 

3. oprávněné zájmy zaměstnavatele nebo třetí strany 

Například kamerový systém k ochraně majetku zaměstnavatele, zpřístupnění osobních údajů zaměstnanců pro mateřskou společnost zaměstnavatele, interní seznam zaměstnanců s kontaktními údaji pro sdílení na intranetu, kontaktní údaje na blízké osoby zaměstnance pro případ nenadálé události apod. 

V naprosté většině zpracování osobních údajů zaměstnanců tedy nejde o zpracování na základě jejich souhlasu, ale o zpracování z právních důvodů. Souhlas se využije pouze tam, kde zaměstnavatel nemůže zpracování podřadit pod jiný právní důvod. Osobní údaje zaměstnance nepředává zaměstnavatel žádným dalším osobám, výjimkou jsou subjekty poskytující právní, daňové a účetní služby, jim mohou být osobní údaje zpřístupněny zaměstnavatelem jen v nezbytně nutném rozsahu. 

Úřad na ochranu osobních údajů vypracoval seznam osobních údajů, které jsou povinné pro plnění povinností zaměstnavatele.

Při nástupu do zaměstnání uzavírá zaměstnavatel s budoucím zaměstnancem pracovní smlouvu, která podle zákoníku práce obsahuje identifikační údaje zaměstnance (podle správního řádu jméno, příjmení, datum, místo narození a místo trvalého pobytu). Zaměstnavatel má právo zpracovávat tyto osobní údaje: 

• Pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na OSSZ: datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu. Byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění). 
• Pro správný výpočet mzdy: vzdělání, předchozí praxe 
• Pro správný výpočet měsíčních záloh na daně (podle zákona o správě daní a poplatků): druh pobíraného důchodu 
• Pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen)
• Pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění
• Pro placení zdravotního pojištění (podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění): zdravotní pojišťovna
• Za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství ▪ Prohlášení poplatníka daně z příjmu (podle zákona o správě daní poplatků):
• pokud zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/ky, název a adresa zaměstnavatele
• pokud zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte

Zaměstnavatel k osobním údajům zaměstnanců musí přistupovat jako k vlastnictví zaměstnanců, které má pouze propůjčené k určitým, předem daným a zákonem stanoveným účelům (viz výše) a používat je výhradně pro tyto účely.